Beursdeelname
Sinds het begin van de 20ste eeuw worden er in Nederland landelijke beurzen georganiseerd. Door de eerste wereldoorlog werd Nederland gedwongen zich meer te richten op het in eigen land produceren van producten omdat de importmogelijkheden beperkt waren. De binnenlandse handel bloeide hierdoor op en zo ontstond er behoefte aan een centrale plek waar binnenlandse handelscontacten konden ontstaan. Zo is er, in navolging op de beurzen in London en Lyon, in 1916 in Utrecht de ‘Vereeniging tot het houden van jaarbeurzen’ in Nederland opgericht.
Tot op de dag van vandaag spelen beurzen een belangrijk onderdeel in het opdoen van nieuwe contacten, inspiratie, product-/ marktkennis en uiteraard verkoop.
Bij Studio PG draaien wij al 25 jaar mee. We hebben in deze jaren veel kennis opgedaan over beursdeelnames en geven hieronder een aantal tips voor een succesvolle beurs. Wil je persoonlijk advies, neem dan contact met ons.
8 tips voor een
succesvolle beursdeelname!
Bepaal je doelstelling
Hier begint het allemaal mee. Met het bepalen van een doelstelling leg je de basis voor een meetbaar resultaat. Des te specifieker de doelstelling, des te beter je achteraf de conclusie kan trekken over het succes van deelname. Ook houd je het zo objectief en vermijd je interne subjectieve discussies.
Bepaal je doelgroep
Wie wil je op je stand verwelkomen? Bestaande klanten op uitnodiging of wil je juist een nieuwe groep potentiële klanten aanboren? Het bepalen van de doelgroep hangt ook samen met het bepalen van de doelstelling, maar er zit wel degelijk een verschil tussen. Daarom is het belangrijk om deze allebei apart van elkaar te definiëren. Ook voor het standontwerp zijn de doelstelling en de doelgroep belangrijke uitgangspunten voor het design.
Maak een begroting
Een goede begroting voorkomt budgetoverschrijdingen en verrassingen achteraf. Daarnaast schetst het een realistisch beeld van de wensen en verwachtingen. Het budget bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen: de m2 huur van de beurs, het standontwerp, de standbouw, het transport, de afbouw, de facilitaire kosten, de catering tijdens de beurs, de marketingkosten, mogelijke personeelskosten, inclusief het verblijf en een post onvoorzien.
Creëer een marketingplan
Als je de doelstelling, doelgroep en budget hebt bepaald, dan kan je ook een marketingplan gaan opzetten. Hoe zorg je ervoor dat die potentiële klanten ook jouw stand gaan bezoeken en niet alleen die van de concurrent? En hoe ga je de band met je huidige klanten versterken? Dit zijn onderdelen die terugkomen in het marketingplan voor een beursdeelname.
Maak een draaiboek
Tijdens een beurs komen er veel dingen op je af. Het is daarom aan te raden om vooraf een draaiboek te maken. Wat moet er op de stand gedaan worden voordat je open gaat? Staat de stand er netjes bij? Is alles schoon? Staan alle producten aan? Is er voldoende koffie en thee? Maak een overzicht van alle afspraken. Zo weet iedereen wanneer welke (potentiële) klant wordt verwacht en kan diegene netjes worden opgevangen. Ook standbezetting per dag is een essentieel onderdeel van het draaiboek.
Brief de standbemanning
Tijdens een beurs weten de bezoekers niet bij wie ze moeten zijn voor een vraag. Ze zullen daarom de eerste de beste persoon van de standbemanning aanspreken. Het is daarom handig om iedere ochtend te beginnen met een korte kick-off voor de gehele standbemanning. Loop door alle onderdelen van de stand en neem de klantafspraken van die dag door. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden over verschillende onderlinge taken.
Dagelijkse evaluatie
Een beurs duurt meestal meerdere dagen. Om het meeste uit de beurs te halen is het verstandig om dagelijks te evalueren. Wat ging er goed, wat kan beter. Als je dit namelijk pas na de beurs doet, dan mis je de kans om zaken tijdens de beurs al te verbeteren en het zo eerder tot een succes te brengen.
Deel de eindevaluatie
Naast een dagelijkse evaluatie is een eindevaluatie natuurlijk erg belangrijk. Grijp nog eens terug naar de geformuleerde doelstellingen, zijn deze allemaal behaald? Welke verbeterpunten zijn er? Het is ook verstandig om de uitkomst van de eindevaluatie intern met alle stakeholders te delen. Zo voorkom je verschillende interpretaties over de beursdeelname.